Europalco implementa Workplanit

Há mais de 20 anos que a Europalco se especializou na conceção, fornecimento e execução de soluções integradas para eventos, desde a fase da elaboração criativa do desenho e projeto, até ao fornecimento de mobiliário, estruturas metálicas, palcos, cortinas e alcatifa, passando pelas opções técnicas em termos de audiovisuais (Vídeo/Som/Luz/Câmaras/etc..).

A Europalco conta, por ano, com mais de 1500 trabalhos realizados, entre os quais se contabilizam grandes e médios eventos, pequenos eventos e diversos trabalhos de entrega e recolha de material, associados ou não a pequenas montagens e ou desmontagens.

O crescimento da empresa e a abertura a novos mercados colocou um desafio à gestão.

Para além do planeamento efetuado com uma, duas e três semanas, ou mesmo um mês de antecedência, existe uma logística diária, realizada ao minuto, por vezes mesmo ao segundo, decorrente das alterações aos trabalhos de última hora solicitadas pelos clientes (ex. alterações de projeto; alterações de datas e horas para início e fim dos eventos; alterações de dia e hora para início e fim das montagens e desmontagens; alterações de materiais e equipamentos etc...) e ou das trocas, falhas, erros e omissões ocorridos tanto no momento da orçamentação, como nos momentos da separação e carga dos trabalhos em armazém.

Esta realidade representa um enorme desafio diário em termos logísticos, pois implica a realocação e redistribuição de pessoas e viaturas ao segundo e, consequentemente, a alteração do planeamento, entretanto já efetuado com maior antecedência.

Era necessário encontrar uma plataforma tecnológica que conseguisse tornar mais seguro, rápido, fácil e intuitivo o processo de gestão integrada desta realidade.

Foi colocada uma solução completa de gestão de eventos - WORKPLANIT - uma plataforma web que, por um lado, funciona como a ferramenta preferencial para gerir o quotidiano da empresa e dos seus colaboradores e por outro lado possibilitar o tratamento da informação de forma integrada e sistematizada, existindo registo de dados que permite a obtenção de relatórios analíticos.

“Neste momento os colaboradores têm acesso às suas tarefas online, portanto todos eles sabem reagir em tempo real a alguma alteração de última hora. Aqui na sede também se sabe exatamente se o evento tem disponíveis todos os recursos.

Há uma melhor integração da gestão comercial e logística. A gestão de recursos é mais facilmente controlada, uma vez que é extremamente importante para que se possa fornecer um bom serviço comercial aos clientes.”

Com tratamento da informação em tempo real, a Europalco tem agora a capacidade de gerir melhor os recursos e antecipar cenários.